پلمپ دفاتر چیست؟
تمامی سازمانها اعم از موسسات و شرکتها پس از ثبت شرکت، چنانچه شامل قوانین مالیاتی باشند میبایست جهت اخذ پلمپ دفاتر خود اقدام نمایند تا بتوانند کلیهی حسابهای مالی خود را تحویل سازمان امور مالیاتی دهند.
این دفاتر جزئی از دفاتر رسمی میباشند و میبایست تمام فعالیتهای مالی شرکت در زمینه کاری خود، کاملا خوانا، بدون خط خوردگی و یا لاکگیری وارد آنها شود.
در ابتدای هر سال مالی، شرکتها دفتر نو دریافت میکنند. سپس با مراجعه به اداره ثبت شرکتها، دفاتر مذکور را که به تاریخ روز پلمپ قانونی شدهاند دریافت مینمایند تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود. همچنین سازمانها در پایان هر سال مالی که اظهارنامهی مالی خود را تحویل میدهند، میبایست این دفاتر را نیز جهت استناد، به اداره دارایی تحویل دهند.
چرا ثبت پلمپ دفاتر مهم است؟
تهیه پلمپ دفاتر جزء قوانین میباشد و الزامی است. در صورت عدم اجرا، جریمهی مالیاتی مشمول شخص یا شرکت مربوطه میشود. شرکتهایی که فعالیت ندارند نیز باید دفاتر مالی خود را تهیه و جهت ثبت عدم فعالیت خود، دفاتر را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهند.
ضروری است تمام این دفاتر به مدت ۱۰ سال بعد از تمام شدن سال مالی نیز نگهداری شوند.
انواع دفاتر پلمپ
دفاتر قانونی انواع مختلفی دارند و هر کدام برای امر به خصوصی مورد استفاده قرار میگیرند. دفاتر قانونی به دو نوع دفاتر رسمی و دفاتر غیر رسمی تقسیم میشود. ابتدا به تعریف دفاتر رسمی قانونی و نحوه استفاده از آن و کاراییشان میپردازیم.
الف) دفاتر رسمی
طبق قانون تجارت، ۴ نوع دفاتر قانونی رسمی داریم:
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر کپیه
انواع دفتر روزنامه
دفتر روزنامه با نامهای دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی نیز شناخته میشوند. در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی و محاسباتی، معاملههای تجاری، اسناد تجاری براساس اصول و ضابطههای مرتبط با قانون تجارت و تنظیم دفاتر قانونی همراه با استانداردهای حسابداری ثبت و درج میگردند.
- الف- دفتر روزنامه عمومی: دارای دو ستون بستانکار و بدهکار و مناسبتر برای شرکتها و مؤسسههای تجاری کوچک.
- ب- دفتر روزنامه اختصاصی: مناسب شرکتها و مؤسسههای تجاری بزرگ؛ ثبت معاملات تجاری تکراری در گروههایی مثل خرید، پرداختهای نقدی، فروش و دریافتهای نقدی.
نحوه پر کردن دفاتر پلمپ
نحوه پر کردن دفتر روزنامه
- شماره ردیف (شماره سند حسابداری): شماره سند رویداد مالی درج میشود.
- تاریخ: معمولاً سال در قسمت بالای تاریخ و روز/ماه در ستون درج میشود.
- شماره دفتر کل (عطف): شماره صفحه دفتر کل که اطلاعات سند به آن منتقل شده درج میشود.
- شرح: سطر اول حساب بدهکار، سطر دوم حساب بستانکار، سطر سوم توضیح مختصر رویداد.
- نکته: برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص مییابد.
- منقول از صفحه: شماره پایین صفحه برای رفتن به صفحه بعد در بخش «منقول از صفحه…» درج میشود.
- بدهکار/بستانکار: مبالغ سند به ستونهای مربوط منتقل میشود.
دفتر کل و نحوه پر کردن آن
بر اساس ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفتهای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص داده و جدا نموده و هر نوعی را که در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.
- حساب: عنوان حساب مربوطه نوشته میشود.
- تاریخ: مشابه دفتر روزنامه (سال بالا، روز/ماه در ستون).
- شماره دفتر روزنامه: شمارهای که اطلاعات از آن منتقل شده است.
- شرح: توضیح مختصر رویداد.
- بدهکار/بستانکار: ماهیت رویداد مشخص میشود.
- تشخیص: اگر جمع بدهکار بیشتر بود «بد» و اگر جمع بستانکار بیشتر بود «بس» ثبت میشود.
- باقیمانده: تفاضل بدهکاران و بستانکاران درج میشود.
مراحل درخواست پلمپ دفاتر (به کمک کارشناسان)
به دلیل اهمیت بالای انجام کارهای مالیاتی و ارائه اظهارنامه مالیاتی و ثبت پلمپ دفاتر تجاری، باید دقت کافی را در این روند داشته باشید. گاهاً ممکن است بررسی مدارک و اظهارنامهها توسط کارشناسان اداره چند مدتی به طول بیانجامد.
سامانه آسان ثبت در این راه به شما کمک میکند تا با حداقل مراجعه و تماس تلفنی کار خود را تمام کنید و هر مشکل یا مانعی را با کمک کارشناسان رفع نمایید.
مهلت پلمپ دفاتر
شما قبل از شروع سال مالی (در اسفند ماه هر سال) باید اقدام به درخواست دفاتر پلمپ خود نمایید. زمان تهیه دفاتر پلمپ، پیش از ابتدای سال مالی است و تحریر آن در طی سال انجام میپذیرد. در نهایت در پایان سال مالی به همراه اظهارنامه مالیاتی تحویل حوزه مالیاتی میشود.
در مورد شرکتهای تازه تاسیس، سفارش دریافت دفاتر تا ۳۰ روز پس از ثبت امکانپذیر است؛ ولی از سال دوم به بعد، برای هر سال مالی باید قبل از شروع سال مالی جدید دفاتر را تهیه کنید.
مدارک مورد نیاز پلمپ دفاتر
مدارک اشخاص حقیقی
- کپی کارت ملی
- کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت
- اصل اظهارنامه پلمپ (با مهر و امضا)
- مجوز فعالیت کسبی
- وکالتنامه وکیل شرکت
مدارک اشخاص حقوقی
- اصل اظهارنامه پلمپ با امضا
- معرفی نامه برای اشخاص دولتی
- کپی کارت ملی مدیرعامل
- کپی روزنامه تاسیس شرکت
- کپی روزنامه حاوی تغییرات شرکت
- وکالتنامه وکیل مسئول
سامانه ثبت نام پلمپ دفاتر در سال (آموزش اشخاص حقوقی)
- ورود به سامانه و انتخاب شخص حقوقی: اطلاعات شرکت را وارد کنید، سال مالی (سال/ماه/روز) را تعیین کنید، تقویم شمسی یا میلادی را طبق اساسنامه انتخاب کنید و مشخص کنید پلمپ برای سال جاری است یا سال آینده.
- اطلاعات شخصیت حقوقی: اطلاعات وارد شده را تأیید کنید و سپس اطلاعات تکمیلکننده و امضاکننده اظهارنامه را وارد نمایید.
- ثبت اطلاعات کامل هیئت مدیره: اطلاعات تکتک اعضا را وارد و برای هر شخص دکمه ثبت اطلاعات را بزنید.
- سمت هیئت مدیره: سمت همه اعضا مشخص شود، مدت تصدی (محدود/نامحدود)، تاریخ شروع فعالیت و حدود حق امضاء نیز درج گردد.