اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری

اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری برای ثبت و ساماندهی فعالیت‌های تجاری و نگهداری اطلاعات مرتبط با دفاتر تجارتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اشخاص حقیقی و حقوقی فعال در امور تجاری باید نسبت به اخذ دفاتر تجارتی، ثبت اطلاعات لازم و انجام تشریفات مربوط به اظهارنامه اقدام کنند تا اطلاعات فعالیت تجاری آن‌ها در چارچوب مقرر ثبت شود.

کاربرد و الزامات دفاتر تجارتی

هدف از تهیه اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری آن است که امور تجاری در چارچوب نظم، ضوابط و قواعد مشخص انجام شود. اطلاعات مربوط به تجار و نوع فعالیت تجاری آنان در دفاتر مربوط ثبت می‌شود و تحت نظر اداره مالیات قرار می‌گیرد.

دفاتر تجارتی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، کپیه و معین هستند. تهیه دفاتر روزنامه و کل الزامی است و تمامی صورتحساب‌ها، امور تجاری، فعالیت‌های بازرگانی و گردش‌های مالی باید در این دفاتر ثبت شوند.

هر شخص حقیقی یا حقوقی که به فعالیت تجاری اشتغال دارد، باید هر سال نسبت به اخذ دفاتر تجارتی اقدام کند. پس از پایان سال مالی نیز دفاتر باید به اداره مالیات تحویل شوند. این الزام برای فعالان تجاری ایرانی و غیرایرانی که در ایران فعالیت دارند مطرح شده است.

مدارک مورد نیاز اظهارنامه

مدارک مورد نیاز برای دریافت اظهارنامه در اشخاص حقیقی و اشخاص حقوقی متفاوت است. هر متقاضی باید مدارک مرتبط با وضعیت خود را ارائه کند.

مدارک اشخاص حقیقی

• تصویر شناسنامه و کارت ملی
• تصویر صفحه اول دفاتر تجارتی همان سال
• تعیین طبقات مورد درخواست
• اصل یا فتوکپی برابر اصل وکالتنامه

مدارک اشخاص حقوقی

• کپی آگهی تاسیس شرکت
• آخرین تغییرات تعیین سمت
• تعیین طبقات مورد درخواست
• کپی صفحه اول دفاتر تجارتی همان سال
• اصل یا فتوکپی برابر اصل وکالتنامه

در صورتی که دریافت اظهارنامه از طریق وکیل انجام شود، ارائه وکالتنامه مطابق مدارک مورد نیاز الزامی است.

اطلاعات قابل درج در اظهارنامه

در اظهارنامه باید اطلاعات هویتی، ثبتی و تجاری متقاضی درج شود. اشخاص حقیقی نام و نام خانوادگی خود و رئیس بنگاه را مشخص می‌کنند. اشخاص حقوقی نیز نام، نوع شخصیت حقوقی، شناسه ملی و شماره ثبت را درج می‌نمایند.

از دیگر اطلاعات مورد نیاز می‌توان به تاریخ و محل تولد، شماره شناسنامه، محل صدور، آدرس، کد پستی، مرکز قانونی شخصیت حقوقی، میزان سرمایه، شماره پیگیری پلمپ دفتر روزنامه، شماره پیگیری پلمپ دفتر کل و شماره سریال پلمپ اشاره کرد.

رشته تجارت یا فعالیت نیز باید مشخص شود. در تجارت داخلی، نوع معاملات و کالاهای مورد معامله درج می‌شود. در تجارت خارجی، ارقام کالای واردکننده، صادرکننده یا حق‌العمل‌کار تعیین می‌گردد. در صورت فعالیت هم‌زمان در تجارت داخلی و خارجی، هر دو موضوع باید اعلام شود.

مراحل ثبت اظهارنامه

ثبت اظهارنامه از طریق سامانه مربوط انجام می‌شود و متقاضی پس از ورود به بخش اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی باید اطلاعات مورد نیاز را تکمیل کند.

1. مراجعه به سامانه ثبت اسناد و مالک کشور
2. پذیرش اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی
3. ورود شماره پیگیری درخواست پلمب
4. تکمیل اطلاعات و دریافت پرینت
5. تهیه مدارک و اظهارنامه مورد نیاز
6. تحویل مدارک و پرداخت کارمزد

پس از انجام مراحل، اظهارنامه ثبت نام دفاتر تجاری همراه با شماره اظهارنامه و مهر برجسته صادر می‌شود. همچنین مبلغ 500 هزار ریال به عنوان کارمزد پرداخت می‌گردد.

مهر و امضای دفاتر تجاری

دفاتر باید توسط دادستان شماره‌گذاری و توسط دادسرا مهر شوند. در ابتدای و انتهای دفاتر، تعداد صفحات، تاریخ و شماره صفحات درج می‌شود تا از بروز تخلف یا سوءاستفاده جلوگیری شود.

مسئولیت پلمپ دفاتر بر عهده اداره ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری است. متقاضی باید پیش از شروع سال مالی نسبت به تهیه دفاتر اقدام کند و پس از پلمپ، برای ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجاری اقدام نماید.

در صورتی که وکیل دادگستری اظهارنامه شخص حقیقی را دریافت کند، وکالتنامه باید توسط شخص امضا شود. در مورد اشخاص حقوقی، وکالتنامه باید توسط مدیرعامل امضا و مهر گردد. صفحات اظهارنامه نیز توسط شخص حقیقی امضا و در اشخاص حقوقی توسط مدیرعامل امضا و مهر می‌شود.

جمع‌بندی

اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری بخشی از فرآیند ثبت و نگهداری اطلاعات تجاری اشخاص حقیقی و حقوقی است. این فرآیند شامل تهیه دفاتر تجارتی، پلمپ دفاتر، ارائه مدارک لازم، درج اطلاعات مشخص در اظهارنامه و طی مراحل ثبت می‌شود. همچنین ضوابط مربوط به مهر، امضا، شماره‌گذاری صفحات و ارائه وکالتنامه در موارد استفاده از وکیل باید رعایت شود.