پلمپ دفاتر قانونی | الزامات، مراحل و مدارک
پلمپ دفاتر قانونی شرکتها و سازمانها
پلمپ دفاتر قانونی برای ثبت هزینهها، درآمدها و اطلاعات مالی شرکتها و سازمانها انجام میشود. دفتر روزنامه و دفتر کل از دفاتر مورد نیاز برای پلمپ هستند و ثبت درخواست، تکمیل اظهارنامه، ارائه مدارک و تحریر دفاتر باید مطابق موارد درجشده انجام شود.
در یک نگاه
- دفاتر پلمپ قانونی شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه است.
- ثبت پلمپ دفاتر برای ارائه اظهارنامه مالیاتی و برخی فعالیتهای ذکرشده در متن اهمیت دارد.
- نحوه پر کردن دفاتر برای دفتر روزنامه و دفتر کل بهصورت جداگانه تشریح شده است.
- مهلت پلمپ دفاتر برای شرکتهای تازهتاسیس و سالهای بعد در متن بیان شده است.
- برای ثبت درخواست، مدارک دفاتر پلمپ و مراحل سامانه نیز مشخص شده است.
انواع دفاتر قانونی
بر اساس ماده 6 قانون تجارت، هر تاجری به جز کسبه خرد و جزء باید دفاتری شامل دفتر کل، دفتر روزنامه، دارایی و کپیه داشته باشد. در میان این دفاتر، دفتر روزنامه و دفتر کل بهصورت اجباری تهیه میشوند.
دفتر روزنامه به دو نوع عمومی و اختصاصی تقسیم میشود. در دفتر روزنامه رویدادهای مالی، محاسباتی، معاملات و اسناد تجاری مطابق ضوابط مرتبط ثبت میشوند. دفتر روزنامه عمومی دارای ستونهای بدهکار و بستانکار است.
دفتر روزنامه اختصاصی برای شرکتها و موسسههای تجاری بزرگ کاربرد دارد و معاملات تجاری تکراری در آن ثبت میشوند. خرید، پرداختهای نقدی، فروش و دریافتهای نقدی از گروههای ذکرشده برای این دفتر هستند.
دفتر کل و دفاتر دیگر
دفتر کل برای انتقال تمام عملیات مالی ثبتشده در دفتر روزنامه استفاده میشود. برای هر حساب، یک یا چند صفحه اختصاص داده میشود و اطلاعات مربوط به بدهکار، بستانکار، شرح، باقیمانده و ماهیت حساب در آن درج میگردد.
دفتر دارایی برای درج فهرست داراییهای منقول و غیرمنقول، بدهیها و مطالبات سال گذشته در نظر گرفته شده است. دفتر کپیه نیز برای ثبت مخابرات، مراسلات و صورتحسابهای صادرشده و نگهداری مراسلات و صورتحسابهای وارده مورد اشاره قرار گرفته است.
نکته مهم
در زمان پلمپ دفاتر تجاری، گزینهای به نام دفتر دارایی وجود ندارد و از میان دفاتر قانونی، دفتر روزنامه و دفتر کل برای اخذ پلمپ مورد نیاز هستند؛ دفتر کپیه نیز همانند دفتر دارایی در موارد خاص مرسوم نیست.
اهمیت ثبت دفاتر پلمپ
برای شرکتهای فعال در حوزه صادرات و واردات که دارای کارت بازرگانی هستند، اقدام برای دفاتر پلمپ ضروری دانسته شده است. همچنین برای ارائه اظهارنامه مالیاتی باید دفاتر پلمپ شوند.
بر اساس متن، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی معادل 40 درصد مالیات متعلق است. در صورت رد دفاتر پلمپشده توسط ممیزان اداره دارایی نیز 20 درصد مالیات بهعنوان جریمه در نظر گرفته شده است و این رقم میتواند هر سال تغییر کند.
نحوه تکمیل دفاتر
نحوه پر کردن دفتر روزنامه
در دفتر روزنامه، شماره سند حسابداری، تاریخ، شماره صفحه دفتر کل، شرح رویداد و مبالغ بدهکار و بستانکار درج میشود. در شرح، حساب بدهکار، حساب بستانکار و توضیح مختصر رویداد مالی ثبت میگردد.
- برای هر رویداد مالی حداقل سه سطر اختصاص مییابد.
- شماره دفتر کل مرتبط در بخش عطف درج میشود.
- شماره منقول از صفحه برای انتقال به صفحه بعد ثبت میشود.
- مبالغ بدهکار و بستانکار از سند حسابداری منتقل میشوند.
نحوه پر کردن دفتر کل
در دفتر کل، عنوان حساب، تاریخ، شماره دفتر روزنامه و شرح رویداد درج میشود. برای هر حساب، یک یا چند صفحه اختصاص داده میشود و ماهیت بدهکار یا بستانکار بودن رویداد در ستونهای مربوط مشخص میگردد.
پس از جمع بدهکاری و بستانکاری، تفاضل آنها در ستون باقیمانده درج میشود. در صورت بیشتر بودن بدهکار، عبارت «بد» و در صورت بیشتر بودن بستانکار، عبارت «بس» در ستون تشخیص ثبت میشود. در پایان صفحه نیز جمع ستونها و ماهیت باقیمانده درج میگردد.
مثال کاربردی
در متن، برای تفاوت هزینه دفاتر پلمپ قانونی، دفتر 50 برگ و دفتر 100 برگ بهعنوان نمونه ذکر شدهاند و بیان شده است که هزینه آنها متفاوت خواهد بود.
مهلت پلمپ دفاتر
برای دفاتر پلمپ قانونی، درخواست باید پیش از پایان سال مالی انجام شود. زمان تهیه دفاتر پیش از ابتدای سال مالی است و تحریر آنها در طول سال انجام میشود. در پایان سال مالی نیز همراه اظهارنامه مالیاتی به حوزه مالیاتی تحویل میشوند.
در مورد شرکتهای تازهتاسیس، سفارش دریافت دفاتر تا 30 روز پس از ثبت امکانپذیر است. از سال دوم به بعد، برای هر سال مالی باید پیش از شروع سال مالی جدید دفاتر تهیه شوند.
نکته مهم
مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی و حقوقی یکسان نیست و در متن، برای هر گروه فهرست جداگانهای از مدارک ارائه شده است.
مدارک و اظهارنامه
مدارک اشخاص حقیقی و حقوقی
برای اشخاص حقیقی، کپی کارت ملی، کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت، اصل اظهارنامه پلمپ با مهر و امضا، مجوز فعالیت کسبی و وکالتنامه وکیل شرکت ذکر شده است.
برای اشخاص حقوقی، اصل اظهارنامه پلمپ با امضا، معرفینامه برای اشخاص دولتی، کپی کارت ملی مدیرعامل، مهر شرکت، کپی روزنامه تاسیس، کپی روزنامه حاوی تغییرات شرکت و وکالتنامه وکیل مسئول ذکر شده است.
اظهارنامه پلمپ دفاتر
اظهارنامه پلمپ دفاتر، اظهارنامهای الکترونیکی است که اطلاعات تاجر، محل تجارت و دفاتر مورد نیاز در آن ثبت میشود. پس از ثبت نهایی، اطلاعات توسط کارشناسان اداره ثبت شرکت بررسی و در صورت درست بودن اطلاعات، تاییدیه صدور دفاتر صادر میشود.
پس از تکمیل اظهارنامه، یک رونوشت از آن چاپ و بهصورت فیزیکی همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکتهای حوزه ثبتی پست میشود.
مراحل ثبت درخواست
مراحل اشخاص حقوقی
- ورود به سامانه و انتخاب شخص حقوقی.
- تایید اطلاعات شخصیت حقوقی و تکمیل اطلاعات اظهارنامه.
- ثبت اطلاعات اعضای هیئتمدیره شرکت یا موسسه.
- تعیین سمت اعضای هیئتمدیره و تکمیل اطلاعات مربوط.
مراحل اشخاص حقیقی
- ورود به سامانه و انتخاب شخص حقیقی.
- ورود اطلاعات تکمیلکننده اظهارنامه.
- انتخاب دفاتر پلمپ قانونی مورد تقاضا.
- تایید صحت اطلاعات واردشده و پذیرش نهایی.
- تحویل مدارک به اداره پست و تکمیل اطلاعات پیگیری.
در مرحله انتخاب دفاتر، تعداد دفتر، نوع دفتر و تعداد برگها وارد میشود و انتخاب هر دو دفتر کل و دفتر روزنامه اجباری اعلام شده است. پس از تحویل مدارک به پست، رسید پذیرش دریافت و اطلاعات بارکد پستی و تاریخ تحویل در سامانه تکمیل میشود.
جمعبندی
پلمپ دفاتر قانونی برای ثبت اطلاعات مالی و استفاده از دفاتر روزنامه و کل انجام میشود. در متن، انواع دفاتر قانونی، نحوه تکمیل دفتر روزنامه و کل، مهلتهای مربوط، مدارک اشخاص حقیقی و حقوقی، اظهارنامه و مراحل ثبت درخواست تشریح شده است. همچنین الزامات مربوط به دفاتر و موارد جریمه در صورت عدم ارائه یا رد دفاتر بیان شدهاند.
دفتر روزنامه و دفتر کل از میان دفاتر قانونی برای اخذ پلمپ مورد نیاز هستند و انتخاب هر دو دفتر در مرحله ثبت درخواست اشخاص حقیقی اجباری اعلام شده است.
برای شرکتهای تازهتاسیس، سفارش دریافت دفاتر تا 30 روز پس از ثبت امکانپذیر است؛ از سال دوم به بعد، دفاتر باید پیش از شروع سال مالی جدید تهیه شوند.
کپی کارت ملی، کپی پروانه کسب و مجوز فعالیت، اصل اظهارنامه پلمپ با مهر و امضا، مجوز فعالیت کسبی و وکالتنامه وکیل شرکت از مدارک ذکرشده برای اشخاص حقیقی هستند.
